Controle de entregas: como fazer?

Quem trabalha com a gestão de mercadorias, sabe o quão desafiador é cuidar da logística de entregas, especialmente conforme o volume de encomendas aumenta. 

Nesse cenário, é fundamental prestar atenção nos mínimos detalhes, para evitar erros como o envio de produtos para o endereço errado, itens com o empacotamento inadequado e outros problemas. Portanto, é nesse contexto que surge o controle de entregas.

Esse documento já é parte indispensável na rotina empresarial, pois carrega informações valiosas sobre o registro de clientes, fornecedores, entregadores, status das encomendas e características dos produtos. 

Contudo, o uso inadequado dessa ferramenta só trará prejuízos para seu empreendimento. Por isso, confira a seguir tudo sobre o assunto e aprenda a utilizá-lo com eficiência em seu negócio!

O que é controle de entregas?

De forma bem direta, o controle de entregas é um documento que visa facilitar a gestão de operações logísticas de uma empresa. É nele que constam as principais informações sobre cada entrega realizada, bem como a descrição dos produtos vendidos.

Esses dados também costumam incluir os contatos de cada cliente, a identificação dos entregadores e o andamento das encomendas. Por isso, é importante ter atenção e disciplina na hora de preencher o documento.

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Como fazer um controle de entregas?

Mesmo que o processo de preencher o documento não seja complicado, imprevistos acontecem. Nesses casos, fica difícil acompanhar com exatidão o número de demandas do dia. Sendo assim, para evitar eventuais falhas, separamos algumas dicas para você:

• acompanhe as entregas em tempo real: controle a entrada e saída do estoque para evitar qualquer problema. Use rastreadores por GPS (tracking), por exemplo, para melhorar a gestão dos motoristas e entender eventuais imprevistos;
• use a tecnologia para controlar prazos: tire proveito de tecnologias, como softwares de gestão ou planilhas, para fazer um controle mais eficiente. Assim, evita-se os temidos atrasos, que mancham a reputação da empresa.
• realize o mapeamento de riscos: trabalhe com a prevenção de riscos em vez de resolver problemas. Faça um mapeamentos das possíveis imprevistos que podem acontecer nas entregas, como estradas interditadas ou probabilidade de acidentes;
• crie um roteiro eficiente: trace roteiros de entrega com antecedência. O nível de dificuldade da rota varia conforme a região do pedido. Planeje o roteiro a partir da entrega mais distante e finalizando com a mais próxima, por exemplo; 
• aproveite indicadores de dados: utilize métricas para analisar os resultados do controle de entregas. o OTIF (On Time, In Full), por exemplo, indica se todos os pedidos foram entregues dentro do prazo correto.

Quais informações devem constar no controle de entrega?

Como você viu, fazer um controle de entregas de logística requer uma série de cuidados. 

Além de prestar atenção aos detalhes, também é importante saber exatamente o que preencher no documento, de acordo com seu tipo de negócio. 

Por isso, caso você esteja no ramo varejista, crie uma planilha com as seguintes informações:

• Código do pedido;
• Data de compra;
• Nome do Produto;
• Nome do cliente;
• Contato do cliente;
• Endereço de entrega
• Transportadora;
• Código de rastreio;
• Data prevista de entrega;
• Data de entrega;
• Nota fiscal;
• Status do pedido.

Caso a sua empresa trabalhe com o envio de outros documentos, com cartórios e outras atividades burocráticas, inclua os seguintes dados:

• Código de identificação do documento;
• Data de chegada na Expedição;
• Solicitante;
• Endereço de entrega;
• Destinatário;
• Contato do destinatário;
• Nome do mensageiro;
• Data de entrega;
• Horário da entrega;
• Recebido por: (nome do destinatário);
• Status da entrega. 

Como montar uma planilha de controle de entrega?

Você pode criar um ótimo controle em qualquer plataforma. Contudo, muitos gestores preferem utilizar o Microsoft Excel ou Google Planilhas pela praticidade do meio digital.  

Além disso, as planilhas permitem fazer um controle mais detalhado, oferecendo indicadores sobre o desempenho do mesmo. Caso não saiba criar uma do zero, existem modelos prontos na Internet para download gratuito, com as seguinte estrutura:

• Página inicial: possui uma estrutura contendo as principais abas do documentos, que são as de Cadastro, Pedidos e Relatório;
• Aba de cadastro: serve apenas para registrar informações gerais dos produtos e seus fornecedores, como nome e contato;
• Aba de pedidos: aba mais importante da planilha, reúne dados mais completos sobre as entregas, como produto, data pedido, cliente e contato, fornecedor, previsão de entrega, status do pedido, data da entrega e observações adicionais;
• Aba de relatório: apresenta um panorama geral na forma de gráficos, que indica o número total de pedidos, entregas totais feitas no prazo e entregas totais atrasadas. 

Quais são os principais elementos que compõem o processo de entrega?

Para que o controle de entregas seja feito com eficiência e gere os resultados esperados, é necessário que toda a empresa trabalhe em conjunto. Afinal, todos os setores se interligam e dependem uns dos outros para o sucesso de cada entrega.

Todo o processo de gestão envolve a realização de tarefas com cautela e atenção. Para te explicar melhor o que acontece em cada etapa, as reunimos logo abaixo:

• coleta: etapa na qual a transportadora coleta os pacotes a serem entregues;
• roteirização: etapa que define o roteiro que o caminhão fará para dar conta de entregar todas as encomendas nos endereços corretos;
• transporte: etapa que inicia após a definição do roteiro. Envolve todo o processo de deslocamento do produto até o centro de distribuição;
• distribuição: etapa que serve para otimizar as entregas em cada região, agilizando todo o processo; 
• confirmação da entrega: representa a confirmação de que o pedido foi entregue ao cliente final com sucesso.

Como gerenciar suas entregas?

Realizar um controle de entrega de mercadoria eficaz deve ser um objetivo macro em sua organização. Você sabe como garantir essa excelência, sem deixar transparecer para seus clientes? Algumas formas de conquistar essa expertise são:

• oferecer modalidades distintas de entrega;
• facilitar o rastreamento da entrega para o cliente;
• demonstrar proatividade na solução de problemas;
• informar o cliente no decorrer de toda a jornada;
• facilitar o processo de troca ou devolução.

Como melhorar a entrega dos produtos aos clientes?

Mesmo que você já siga todas as dicas que te mostramos até o momento, há sempre como melhorar seu processo de entregas. Para isso, tenha um bom planejamento e realize:

• um controle de estoque eficiente;
• o alinhamento das entregas com os fornecedores;
• o registro detalhado das entradas e saídas;
• a otimização do layout do estoque;
• métodos para melhorar a organização das prateleiras;
• o treinamento de toda a equipe.

Confira as melhores soluções para suas entregas!

Conclusão

Garantir um controle de entregas eficaz é uma das maneiras de aprimorar a qualidade dos serviços e produtos ofertados a seus clientes. Por isso, não perca tempo e coloque já em prática tudo o que aprendeu por aqui.