Quase toda empresa usa planilhas para reunir dados. Sua gestão logística não deve ser muito diferente.

Afinal são fáceis de usar e não necessitam de muitos recursos financeiros para serem implementados. As planilhas do Google por exemplo, são gratuitos.

Mas apesar de serem fáceis para usar do zero, as planilhas criam muitos desafios que pouco a pouco, corroem seu tempo na empresa.

Continue a leitura e descubra 6 gargalos das planilhas para sua gestão logística. Vale lembrar que os gargalos listados aqui valem para qualquer área da sua empresa que use planilhas – financeiro, recursos humanos e por aí vai.

Confira os 6 gargalos das planilhas abaixo:

 

 

#1 Funcionários erram ao preencher planilhas

 

Planilhas são cheias de linhas, colunas, nomes, dados, cores…

Sinceramente, não é a ferramenta mais convidativa em uma empresa. Então, não é incomum que funcionários erram ao preencher a planilha com dados.

Uma pesquisa do professor Raymond Panko (universidade do Havaí) revelou que 88% das planilhas corporativas contém erros!

Se empresas enormes como a JPMorgan erram, imagina em uma transportadora ou indústria de menor porte?

JPMorgan, um banco de investimentos, perdeu 6,5 bilhões de dólares em 2012 por causa de um erro na hora de copiar e colar uma informação!

Com a informação errada, a planilha errou os cálculos de um portfólio e causou esse enorme prejuízo financeiro.

Inclusive, você pode ler mais 4 histórias de horror sobre erros em planilhas aqui (em inglês)

 

Grade de agendamento

 

#2 Planilhas não facilitam a análise de dados numerosos

 

Pense numa planilha enorme, cheia de abas e que nem cabe na tela do computador.

Imaginou? Agora tente criar um relatório sem sufoco a partir dos dados da planilhas. Você terá que rolar a tela para cima e baixo, esquerda e direita, conferir se pegou o número certo, etc.

A planilha foi criada em 1969 por Rene Pardo e Landau para organizar dados. 1969! Isso foi antes da criação do World Wide Web em 1989 por Tim Berners-Lee.

Desde então, surgiram muitas plataformas mais inteligentes para reunir e analisar dados, como o Microsoft Power BI e o Oracle Net Suite. Embora requerem um trabalho inicial maior, evitam erros e são mais ágeis depois da implementação.

Planilhas são “fáceis” de criar, mas requerem manutenção contínua – outros softwares são mais “elaborados” na criação do zero, mas depois a manutenção é mais automatizada.

Conheça Fretefy, uma plataforma de gestão logística que contém KPIs e funciona como hub – você pode integrar outros softwares, como ERP e TMS para visualizar todos seus dados em um único

painel.

 

 

#3 Planilhas são suscetíveis a fraudes

 

Quando você usa planilhas para funções estratégicas da sua empresa, como finanças, sua empresa fica suscetível a fraudes.

É o que aponta a Denizon, empresa de softwares de gestão corporativa.

Existem diversos fraudes em planilhas que são fáceis de cometer – porém difíceis de detectar.

 

Confira uma lista de fraudes que podem ser feitas em planilhas:

 

  • Input falacioso: valores incorretos são inseridos em propósito para acobertar algo ou lavar dinheiro
  • Outputs errôneos devido a alteração de dados: o criador da planilha pode criar macros que só ele entende para “desvirtuar” resultados de cálculos
  • Esconder informações críticas: dados podem ser escondidos em colunas/ linhas ocultas – ou ainda com uma fonte branca para a informação ficar camuflada

Se você depende de planilhas para informações sensíveis na sua empresa, você fica suscetível a esses fraudes.

O problema é que inspecionar essas fraudes é difícil e costumam ser descobertos quando já é tarde demais.

 

 

#4 É difícil ver quem editou a planilha

 

Embora seja possível no Google Planilhas ver quem fez edições, o Microsoft Excel é mais complicado: você precisa ativar no Excel Online a função “co-autoria” para dividir a planilha entre funcionários e ver quem alterou a planilha.

Entretanto, caso seja uma planilha offline (salvo na máquina) compartilhar dados e monitorar edições é praticamente impossível. Você fica com diversas versões do arquivo, o que gera confusão (quem nunca mandou a “versão” errada de um arquivo por email?)

Por isso, depender de planilhas geralmente significa falta de transparência e confusão.

 

 

#5 Planilhas não acompanham o crescimento da empresa

 

Pelo fato de planilhas serem meras tabelas com dados, elas não “crescem” com a empresa.

Isso significa que a estrutura delas é simples e conforme sua empresa cresce, ela vai ficando mais complexa. E sabe o que isso significa? Muito trabalho ajustando uma planilha, que a cada dia se torna mais difícil de entender.

Conforme as abas, linhas, colunas e gráficos aumentam, mais complicado fica gerenciar suas operações.

 

 

#6 Planilhas são suscetíveis a hackers

 

Planilhas não possuem criptografia, o que significa que um hacker malicioso pode invadir um computador da sua empresa e acessar dados cruciais.

Assim, é arriscado manter informações cruciais em arquivos tão fáceis de serem acessados.

Vale mais a pena armazenar esses dados sensíveis em bancos de dados criptografados.

Sabia que o Fretefy registra dados de toda sua frota e cargas com segurança?

 

 

Leia Logística empresarial: o que é, como fazer e muito mais!