O controle operacional é o responsável pela execução de todas as tarefas com qualidade na empresa. Quando existe um controle bom, sua empresa faz um ótimo serviço e se destaca no mercado.

Já a falta de controle gera ineficiência e até prejuízos financeiros.

 

Descubra abaixo 7 problemas comuns que indicam uma falta de controle operacional em uma organização!

 

#1 Falta de pontualidade

 

Atrasos frequentes significam que os seus processos não estão bem delineados. Isso pode ser desde a falta de pontualidade na hora de entregar um frete até delay para responder emails de parceiros ou colaboradores.

Uma empresa não pontual é mal vista no mercado – demonstra falta de comprometimento com clientes e até com a missão e valores da organização.

 

A Solução

 

Revise seu fluxo de trabalho e identifique quais etapas estão emperrando. Acompanhar um dia de trabalho dos seus colaboradores também é uma ótima ideia para ver o que causa atrasos.

 

#2 Alta rotatividade de empregados

 

O controle operacional torna sua empresa eficiente e a vida dos seus colaboradores mais confortável. Quando não existe uma liderança boa e objetivos claros, os funcionários começam a “se virar” e ficam estressados em bater as metas.

Retaliações e punições indevidas também fazem parte da falta de controle operacional. O ideal é aconselhar e indicar o que foi feito errado em vez de somente castigar.
Infelizmente, muitas empresas apenas punem e isso cria um ambiente hostil – o funcionário vai escapar assim que um novo emprego surgir.

 

A Solução

 

Crie um ambiente de trabalho agradável e deixe todo colaborador bem informado do que precisa fazer e como deve fazer. Cargos com requerimentos e fluxos de trabalho bem definidos geram menos estresse e mais resultados.

Além disso, a premiação é uma ótima forma de manter seus colaboradores motivados e felizes na sua organização. O reconhecimento gera a satisfação de uma “missão bem cumprida”.

E não deixe de confraternizar. Eventos custam a curto prazo, mas a longo prazo geram um bem-estar que não tem preço.

 

#3 Ambiente de trabalho bagunçado

 

Estoque não numerado, documentos não categorizados, mesas de trabalho cobertas de papéis aleatórios.

A falta de organização nesses pequenos detalhes vai gerando ruídos que diminuem a produtividade dos colaboradores. Pense por exemplo que você receba um cartão de visita e deixe ao lado do seu computador – depois na hora que precisa, o cartão sumiu e você perdeu um contato importante.

Outro caso: um colaborador não indexa os documentos e deixa tudo jogado numa gaveta. Toda vez que precisar de algo específico ele vai gastar um tempo até encontrar.

 

A Solução

 

Utilize softwares para armazenar de forma inteligente seus documentos na nuvem. Assim, você nunca irá perdê-los e encontra o que precisa em instantes.

Fora isso, utilize etiquetas para categorizar documentos, insira-as em pastas específicas e nunca deixe nada importante “jogado” sobre sua mesa no escritório. Basta uma limpeza descuidada e o documento vai para o lixo.

 

#4 Reclamações de clientes

 

Constantemente tem alguém ligando injuriado para um reembolso ou para consertar um mal serviço? Se os clientes estão reclamando, significa obviamente que seus resultados estão a desejar.

Alguns problemas são fáceis de arrumar. Se alguém recebeu no email um recibo errado, basta enviar o certo. Já outros são extremamente custosos, como a perda de mercadorias devido a falta de organização no estoque.

 

A Solução

 

Dê a atenção devida para cada cliente insatisfeito e estabeleça como meta crucial resolver seus problemas. Clientes podem identificar erros que você não percebe no seu dia a dia e são válidos para melhorar sua empresa.

 

#5 Ausência de rotina

 

Todo dia acontece algo diferente? Quando seus colaboradores chegam para o trabalho eles sabem o que vão fazer?

Faz parte em algumas indústrias a falta de rotina (como das produtoras de filmes), mas mesmo essas possuem fluxo de trabalho, agenda e metas para alcançar.

Quando não existe uma rotina bem definida, seus colaboradores vão fazendo as coisas sem um planejamento minucioso. Ou seja, começam a improvisar.

 

A Solução

 

Estabeleça uma rotina de trabalho para todos com tarefas em horários específicos. Mesmo que imprevistos aconteçam, crie lacunas na agenda justamente para encaixá-las sem interromper a rotina drasticamente.

 

#6 Não existe um processo de fiscalização

 

Os seus colaboradores são acompanhados por um supervisor, que verifica se tudo está correto?

Antes de entregar algo para o cliente é feito um controle de qualidade para garantir que ele vai receber o que é esperado?

A falta de fiscalização causa erros. É normal na correria do trabalho alguns colaboradores se enganarem ou cometerem deslizes. Por isso a importância de um terceiro que vai ficar de olho e ver se tudo está correto.

 

A Solução

 

Tenha um supervisor responsável para cada departamento da sua empresa, que ficará responsável por verificar de vez em quando o processo de trabalho.

Esse profissional vai perguntar aos colaboradores se “está tudo certo?” e ainda dar um aval final antes da entrega ao cliente. Isso evita a maioria dos erros!

 

#7 Custos imprevistos

 

Seu colaborador chega para a contabilidade com um recibo inesperado? O preço da gasolina foi mais alto que planejado? Esses pequenos gastos podem sair caro no final do mês para sua empresa.

 

A Solução

 

Estabeleça um orçamento prévio para cada atividade da empresa. Para motoristas por exemplo, faça uma pesquisa de mercado do preço médio da gasolina e crie um “vale”.

Também descubra quais são os lugares mais baratos para obter seus recursos, além de estabelecer parcerias para descontos.