Os desafios para uma Gestão de Cargas eficiente

Um dos grandes desafios das empresas de transporte de cargas é encontrar formas para otimizar os processos logísticos e administrativos promovendo economia e aumentando os lucros. Para saber como tornar a gestão de cargas eficiente, listamos os diferenciais do Fretefy, uma plataforma completa que vai contribuir significativamente com o crescimento da sua empresa.

O que é Fretefy?

O Fretefy é uma plataforma online, desenvolvida pela Gestran, que facilita o dia a dia de quem trabalha com transporte de cargas. O sistema atua como um gestor inteligente de fretes, seja para quem possui frota própria ou deseja terceirizar o serviço. O Fretefy atende basicamente dois perfis de público: os caminhoneiros autônomos e as transportadoras. Para os caminhoneiros autônomos, é possível baixar o aplicativo gratuitamente pelo celular, realizar o cadastro e buscar de maneira rápida quais são os fretes adequados aos seus veículos. Já para as transportadoras, o sistema permite o gerenciamento da frota própria e também busca serviço de caminhoneiros autônomos de acordo com as condições de frete.

Desafios para uma gestão de cargas eficiente

As transportadoras precisam lidar com alguns desafios que podem comprometer a efetividade de sua operação. Entre os principais, destacam-se:

1. Condições precárias nas estradas

Muitas vias brasileiras sofrem com baixo investimento, falta de segurança, sinalização deficiente e má condição do asfalto. Estas situações oferecem riscos aos motoristas e às cargas, aumentando assim o custo logístico do frete e as chances de acidentes e roubos. As estradas de péssima qualidade também reduzem o tempo de vida útil do caminhão, aumentando, em longo prazo, os custos do responsável pelo veículo, que vai precisar renovar a frota antes do tempo.

2. Locais de difícil acesso

Além das más condições das vias, outro fator que pode dificultar a gestão da transportadora é a entrega em regiões de difícil acesso, com ruas muito estreitas ou intrafegáveis. Esta situação exige uma estratégia adicional do gestor para que a carga chegue com segurança ao seu destino.

3. Roubo de cargas

Segundo uma pesquisa da Firjan (Federação das Indústrias do Rio de Janeiro), os roubos de carga geraram um prejuízo de R$ 1,4 bilhão em 2016. Desde 2012, o número dessas ocorrências aumentou em 86%, sendo que a maioria dos casos (84%) aconteceram nos estados do Rio de Janeiro e São Paulo. Analisando este cenário, não é uma surpresa que o Brasil se encontre em 8º lugar no ranking da Joint Cargo Committee, que define os países mais perigosos para o transporte de cargas. Muitas transportadoras acabam tendo que adquirir um seguro com maior cobertura e cobrar a mais do embarcador para trafegar em áreas de maiores riscos.

4. Restrição de circulação

De acordo com a CNT (Confederação Nacional de Transporte), cerca de 200 cidades brasileiras possuem leis de restrição a circulação de veículos de carga em determinados horários. Para os municípios, essa atitude tem as suas vantagens, como redução de congestionamento e de emissão de gases poluentes. Por outro lado, deixa o transporte cerca de 20% mais caro, conforme dados da NTC&Logística (Associação Nacional do Transporte de Cargas e Logística).

Gestão de cargas eficiente com Fretefy

Entender as principais dificuldades do transporte de cargas no Brasil possibilita uma gestão de frota e planejamento mais assertivos, eliminando erros e otimizando o uso de frota, seja ela própria ou terceirizada. Acompanhe algumas formas de ter uma gestão mais eficiente.

1. Determine metas

Estabelecer metas e objetivos é uma das melhores formas de traçar um caminho a ser seguido e motivar a equipe. Com as metas, o gestor consegue visualizar se os desempenhos estão seguindo o esperado e, se for necessário, ajustar as ações de acordo com os resultados. Um método bastante conhecido para o estabelecimento de metas é o SMART (Specific, Measurable, Attainable, Relevant e Time Based). Ele funciona da seguinte forma:

• Specific (específica): detalhar ao máximo qual o objetivo da empresa de uma forma em que qualquer envolvido consiga entender;
• Measurable (mensurável): acompanha o percentual dos resultados. Pode ser definido em números (como quantidade de fretes realizadas em uma semana), percentual (% de entregas realizadas dentro do prazo) ou tempo (horas necessárias para resolver situações problemáticas);
• Attainable (atingível): é essencial que os objetivos e metas sejam possíveis de serem alcançadas. Se foram inatingíveis, só vai servir para desmotivar os colaboradores.
• Relevant (relevante): os objetivos precisam fazer sentido para quem os executa. Se o funcionário perceber que a meta não é relevante, ele pode acabar desmotivado.
• Time Based (temporal): as metas precisam ter um prazo específico, com data de entrega.

Como o Fretefy pode ajudar? O sistema oferece um panorama sobre a gestão de cargas. Com a visão macro do negócio, o gestor tem maior facilidade para definir metas que sejam atingíveis e cumpram todos os fatores do SMART. As metas de entregas podem ser feitas através da frota própria, mas também com a contratação de caminhoneiros autônomos e compartilhamento de cargas com transportadoras parceiras. O gestor de frota consegue distribuir as entregas de forma inteligente e também realizar tracking em tempo real, estando preparado para eventuais imprevistos.

2. Faça um bom planejamento

Para o sucesso de uma empresa, o planejamento precisa estar presente em todos os setores do negócio. Ao planejar, o gestor consegue solucionar problemas e determinar as melhores formas de alcançar as metas. Quando falamos de transportadoras, o planejamento depende diretamente de alguns dados relevantes, como: faturamento médio de cada cliente, quais são os consumidores que mais injetam dinheiro no faturamento, ticket médio dos fretes e custo médio com combustíveis. Se a empresa trabalhar com frota própria, as informações referentes à revisão preventiva, consumo de cada veículo, rodízio de pneus e outras questões também são fundamentais. Com esta análise de dados, fica mais fácil para o gestor criar planos de ação para curto, médio e longo prazo.

‍Como o Fretefy pode ajudar? A plataforma garante ao responsável acesso a dados fundamentais para a criação de um planejamento produtivo, seja atuando com frota própria, contratando caminhoneiros autônomos ou utilizando carga direcionada para parceiros.

3. Tenha controle sobre os gastos

Um bom gestor de frota deve conhecer e atuar em todos os departamentos da transportadora, em especial o financeiro. O responsável precisa conhecer todos os custos envolvidos nas operações de cargas para encontrar gargalos que atrapalham o funcionamento do processo. Quando falamos do departamento financeiro, quanto mais a empresa conseguir economizar, melhor. Por isso, é fundamental que o gestor conheça todos os passos dentro da operação. Assim, ele consegue definir onde se pode economizar e reduzir gastos.

‍Como o Fretefy pode ajudar? Uma das funcionalidades do site é o controle sobre a gestão de cargas. Com o tracking e automatização na contratação de veículos para o frete, a empresa ganha maior agilidade, identifica os gargalos de maneira mais simples e aumenta a lucratividade não deixando os caminhões circularem vazios, usando cargas compartilhadas e contratando caminhoneiros autônomos.

4. Acompanhe a dinâmica do negócio

Para uma boa estratégia de vendas e marketing, o gestor deve conhecer quais são os tipos de fretes mais solicitados na transportadora. Essas informações vão permitir que a empresa consiga direcionar melhor o seu planejamento e estabelecer  metas. Além disso, é necessário ter um bom controle sobre o estoque, sempre considerando a sazonalidade e nível de demanda. Por exemplo, você pode notar que o transporte de cargas refrigeradas aumenta durante a primavera e verão. Desta forma, o responsável consegue planejar quais são os veículos necessários para realizar a entrega, se a empresa terá condições de aplicar os recursos com segurança e garantir maior satisfação ao seu consumidor.

‍Como a Fretefy pode ajudar? Uma das principais funções da plataforma é a de encontrar veículos que tenham as características necessárias para transportar a sua carga. Com os dados sobre a dinâmica do negócio e a plataforma, o gestor já consegue se planejar para transportes futuros, garantindo maior eficiência, agilidade e redução de custos, já que pode negociar o valor previamente com o motorista.

5. Integração entre transportadores e motoristas

As transportadoras dependem diretamente do serviço dos motoristas e vice-versa. Isso significa que a parceria e a integração entre os dois deve ser uma prioridade na operação. Pensando nesta situação, muitas empresas têm buscado formas de realizar o tracking do trajeto feito pelo condutor. Se algum acidente ou outra situação de risco acontecer, a transportadora tem tempo hábil para tomar atitudes e garantir segurança do seu colaborador. A integração permite que o negócio acompanhe as datas de entrega, se o caminhoneiro está cumprindo os horários de descanso estabelecido por lei, se está trafegando dentro da velocidade permitida e mais.

‍Como a Fretefy pode ajudar? A plataforma realiza esta integração entre transportadoras e caminhoneiros, tanto CLT quanto autônomos. Os motoristas utilizam o aplicativo do Fretefy para informar sobre ocorrências ao longo da viagem e avisar quando uma etapa de coleta ou entrega foi realizada. A ferramenta disponibiliza também um chat para que alinhamentos a respeito da entrega sejam feitos.

Gestão de cargas - Frota própria x Terceirizada

Existem algumas diferenças entre transportadoras que optam por uma frota própria e terceirizada. Para que não haja nenhuma dúvida, listamos os fatores que influenciam na gestão de cargas nestas duas situações distintas.

Frota própria

Todos os tipos de caminhões, assim como as responsabilidades com a sua manutenção, rodízio de pneus e gasto com combustível são de total obrigação da transportadora. Entre as atitudes para tornar a gestão de cargas mais eficiente neste tipo de operação, estão:

1. Plano e controle de manutenções

Os gastos com manutenção preventiva são infinitamente mais baixos do que as possíveis despesas com reparos no futuro. O profissional que realiza a revisão consegue prever se determinada peça vai dar problema antes de acontecer. Além das reduções de custos, este processo garante maior segurança ao condutor e carga e aumenta o tempo de vida útil do automóvel. É fundamental que a gestão de cargas tenha um plano de manutenções preventivas de todos os seus veículos. Este cronograma de vistorias permitirá que a frota se mantenha em bom estado de conservação e que o responsável tenha tempo de programar a revisão sem precisar parar as operações.

2. Checklist dos veículos

Seja dentro da frota própria ou terceirizados, o veículo é um dos elementos mais importantes na gestão de cargas. Na primeira situação, este valor é ainda maior já que o automóvel representa um dos maiores investimentos dentro da transportadora. Por isso, o zelo com a sua integridade devem ser fundamentais. Para realizar este controle, é necessário realizar uma checklist de funcionamento regularmente. Nos casos de empresas que trabalham com uma alta demanda de entrega, estas checagem podem ser feitas diariamente. Entre os aspectos que precisam ser verificados nos veículos estão:

• Nível de óleo no motor;
• Nível de água no radiador;
• Funcionamento de luzes internas e externas;
• Condição dos pneus;
• Condição dos freios;
• Condição da embreagem e suspensão;
• Observar possíveis vazamento e escapamentos.

3. Documentações e licenças

Além de cuidar da manutenção preventiva dos veículos, a transportadora que possui frota própria deve estar em dia com a emissão de documentos obrigatórias para alguns tipos de cargas, além das documentações, licenças e sinalizações necessárias para cada tipo de caminhão. O caminhão que transporta cargas perigosas, por exemplo, deve ter sinalização específica identificando o que está sendo transportado, número do risco e rótulo do risco.

Frota terceirizada

Muitas empresas têm adotado a estratégia de terceirizar o serviço de transporte para reduzir custos e aumentar a eficiência do serviço.

1. Encontrar veículos adequados

Muitas cargas, como as perigosas e congeladas, exigem um tipo específico de veículo para serem transportadas. Por isso, ao terceirizar frota, o responsável precisa procurar por automóveis que se adequem às suas necessidades para garantir segurança à mercadoria.

‍Como a Fretefy pode ajudar? Ao fazer o cadastro no Fretefy, a transportadora descreve a carga a ser transportadora e quais são as características exigidas no veículo, como rastreador e gerenciamento de risco. Então, a plataforma faz uma busca automática pelos caminhões disponíveis que se encaixem na descrição e a transportadora tem acesso aos documentos do condutor e do veículo, escolhendo uma opção confiável.

2. Encontrar motoristas de confiança

Uma das maiores dificuldades em terceirizar a frota é encontrar motoristas autônomos que sejam de confiança. O gestor também possui dificuldade de realizar o tracking das rotas quando elas são feitas por veículos terceirizados.

‍Como a Fretefy pode ajudar? Com o Fretefy, o operador pode cadastrar a carga, informar o local de entrega, o prazo em que ela precisa ser realizada e se são necessários rastreadores e gerenciamento de risco. Em poucos minutos, os robôs inteligentes do Fretefy fazem uma busca e encontra caminhões que se encaixam nestas necessidades. Com isso, o gestor pode escolher o motorista e negociar um valor que fique bom para ambos.

A terceirização vale a pena?

Muitos enxergam a terceirização do transporte como uma forma de aumentar a eficiência na gestão de cargas. Para entender um pouco melhor essa relação, separamos algumas vantagens em optar por terceirizar a operação.

1. Tempo para outros setores

As transportadoras que atuam com frota terceirizada não precisam se preocupar com questões relacionadas ao veículo, como manutenção, rodízio de pneus e controle de combustível. Sem essas preocupações, o gestor tem tempo hábil para se preocupar e melhorar a eficiência de outros setores, como financeiro e administrativo, contribuindo para a expansão das atividades e novos negócios.

2. Redução em despesas operacionais

Todo investimento que uma frota própria exige é cortado ao optar pela terceirização. Entre os principais custos estão a compra do veículo, manutenção, pneus, combustível, IPVA, tributações trabalhistas em cima do salário dos motoristas e gastos com outros funcionários. Sem essas despesas, a transportadora consegue investir em outras áreas.Normalmente, um parceiro terceirizado oferece acesso a diversas opções de veículos e motoristas. Assim, a empresa consegue escolher aquele que mais condiz com as suas necessidades, diminuindo os riscos de desperdiçar recursos.

3. Aumento na eficiência do transporte

Cada vez mais os consumidores estão exigentes e buscando por serviços de confiança e qualidade. Isso significa que quanto mais rápido e em perfeitas condições a carga chegar, mais o cliente vai ficar feliz com o serviço prestado pela empresa. Ao terceirizar a operação de transporte para pessoas especializadas no assunto, o gestor investe qualidade e eficiência na entrega. Além de agradar o consumidor, a ação aumenta as chances de ele voltar a consumir com a empresa e a indicar para outros possíveis clientes.

3. Melhora a credibilidade do negócio

A terceirização pode ser a grande responsável por profissionalizar o serviço de transporte. O negócio passa a ser visto como uma escolha responsável, sólida e comprometido com entregar o melhor serviço possível ao seu consumidor. Muito disso por conta da rapidez e qualidade do transporte.

4. Redução de “capital parado”

O capital parado nada mais é do que aquele dinheiro que foi investido pela empresa e que não teve um retorno imediato e direto para as finanças do negócio. Comprar caminhões, por exemplo, é um investimento de alto valor financeiro. Mesmo que o fluxo de caixa da transportadora se mantenha positivo, o preço gasto com o veículo vai demorar a se pagar. Quando falamos de terceirização, o negócio não precisa se preocupar com os gastos de adquirir caminhões, renovar a frota e manter as suas manutenções em dia. Este capital pode ser investido em algo que vá ter um impacto imediato, como a adesão às sistemas de gestão e campanha de marketing.

5. Redução em preocupações operacionais

Além dos custos, a terceirização diminui algumas preocupações operacionais. Com certeza a principal delas é o domínio total sobre a legislação do transporte de cargas. Afinal, qualquer padrão que esteja fora do determinado pela legislação brasileira pode ter como consequência multas e penalidades, como perda de carteira e apreensão do veículo. Entre as principais questões que o responsável pela frota precisa lidar, destacam-se:

• Licenciamento e emplacamento dos caminhões;
• Recolhimento de impostos e tributos obrigatórios;
• Formalização e aquisição de licenças.

Com a terceirização, estas preocupações e muitas outras ficam a cargo do responsável pelo veículo.

6. Eliminação de perdas

A situação das estradas brasileiras é precária em alguns trechos. Vias com buracos e em qualidade duvidosa contribuem para uma depreciação mais rápida do veículo. Mesmo com todos os cuidados e planejamento para fugir destas rotas, todo caminhão tem o seu tempo de vida útil. Isso significa que em alguma hora a renovação da frota vai ser necessária. Ou seja, maiores gastos de investimento com novos veículos. Os custos com pneus, manutenção e combustível nunca param. Ao terceirizar o serviço de transporte, a empresa contrata apenas caminhoneiros que estejam com as documentações e revisões em dia e cadastradas no aplicativo. Assim, a empresa se isenta destes custos e consegue oferecer um serviço com um custo-benefício melhor, prazo de entrega competitivo e ainda promove segurança e garantia para a carga transportada. Como é a gestão de cargas dentro da sua empresa? Você já utiliza alguma plataforma para tornar este processo mais eficiente? Se você está procurando uma forma de aumentar a eficiência na gestão das suas cargas, em especial se for de uma frota terceirizada, solicite uma demonstração grátis do Fretefy através do site clicando aqui. Com a plataforma, você vai ter acesso a mais de 150 mil caminhoneiros autônomos, acompanhamento em tempo real das cargas e rotas, aumento de lucros com cargas compartilhadas, avaliação dos motoristas e diversas outras funcionalidades.