Você já ouviu falar no comprovante de entrega? Sua maior função é evitar dores de cabeça para os gestores de frota.
Afinal, o comprovante de entrega é o documento que comprova que determinado serviço foi executado, que a mercadoria chegou ao destino conforme o combinado e que o cliente de fato recebeu o que pediu.
Portanto, a falta de comprovante de entrega pode significar problemas para os gestores. Já imaginou se, por algum mal-entendido, o cliente alegasse que não recebeu a mercadoria, não havendo documentação em contrário?
A falta do comprovante de entrega pode acarretar complicações administrativas e até jurídicas. Então é bom ter cuidado, não acha?
Neste artigo, explicamos o que é comprovante de entrega e por que esse documento é importante. Também vamos te ensinar a gerenciar o comprovante de entrega! Leia e confira!
Afinal, o que é um comprovante de entrega?
Como já mencionamos, o comprovante de entrega é um documento que comprova que determinado serviço de frete foi realizado, ou seja, o cliente recebeu a mercadoria solicitada.
Mas que tipo de arquivo é esse? Qualquer papel em que o cliente confirme o recebimento da mercadoria é considerado comprovante de entrega com valor legal? Não é bem assim.
A lei brasileira reconhece dois documentos como comprovante de entrega.
De acordo com o Convênio/SINIEF 6/89 editado pelo Confaz (Comitê Nacional de Política Fiscal) do Ministério da Economia, a segunda via do conhecimento de embarque pode ser utilizada como transporte multimodal (rodoviário, aéreo, ferroviário, marítimo, fluvial, etc).
No entanto, para ser considerada prova de entrega, a segunda via do conhecimento de embarque deve ser assinada e datada pelo consignatário (ou seja, consignatário).
Além disso, para ter valor legal, o documento não deve ter ressalvas no verso (se impresso, obviamente).
O segundo documento legalmente aceito como comprovante de entrega é o canhoto da nota fiscal, que também deve ser assinado e datado pelo responsável pelo recebimento da mercadoria.
Para evitar confusão futura, é recomendável registrar o nome e o título do destinatário, caso não tenham sido originalmente incluídos no documento.
Independentemente de o documento de entrega ser a via dupla do conhecimento de embarque ou do canhoto da nota fiscal, ele é de propriedade do transportador e deve ser arquivado por no mínimo cinco anos para consulta fiscal.
Vale ressaltar que o comprovante de entrega pode ser impresso ou digitalizado. Você deve ter recebido sua nota fiscal eletrônica, não é?
Agora também existe o CTe (Conhecimento Eletrônico de Transporte), cujo processo de emissão e armazenamento é totalmente online.
Qual a importância dos comprovantes de entrega?
O comprovante de entrega é o documento básico para a gestão da frota. Sem ela, os processos podem travar, causando atrasos, prejuízos e até conflitos jurídicos.
Em alguns casos, a continuidade de determinados processos depende da apresentação do comprovante de entrega à administração, que por vezes atrasa ou até atrasa o pagamento do frete. Afinal, o recibo comprova a entrega, portanto o serviço deve ter sido pago.
Conforme mencionado acima, o comprovante de entrega deve ser guardado para consultas fiscais por pelo menos 5 anos.
No entanto, existem outras razões para arquivar esses arquivos com cuidado. Não é incomum que os clientes peçam à transportadora para verificar o comprovante de entrega.
Nesses casos, é importante providenciar a documentação rapidamente, o que reforça a necessidade de um armazenamento adequado.
A impressão do comprovante de entrega para arquivamento pode ser complicada e cara.
Também há uma chance maior de derramamentos, rasuras, incêndios e outros acidentes no mundo simulado.
Portanto, cada vez mais empresas estão optando por sistemas digitais de confirmação de entrega.
Esses sistemas são integrados com ferramentas de monitoramento de frota para acompanhar as entregas em tempo real e agilizar o reconhecimento do cliente da conclusão do serviço.
Saiba quais são os tipos de comprovantes!
Geralmente, os talões são emitidos pela empresa à qual são entregues, assinados pelo cliente e inseridos no número do documento de identificação.
O comprovante de entrega da mercadoria é então retido pela transportadora para que ela possa controlar o processo. Veja os mais comuns abaixo!
Comprovante de entrega impresso
Um comprovante de entrega impresso também é conhecido como canhoto de papel. Portanto, ele é assinado pelo destinatário no momento da entrega, a transportadora tem comprovação física da entrega e é oficialmente recebida pelo responsável.
Comprovante de entrega digital
Como o nome sugere, um certificado de entrega digital é a versão digital. Portanto, é apoiado por tecnologia, como um aplicativo, e esse tipo permite mais evidências, como localização, fotos de localização e entrega e assinaturas digitais.
Como realizar uma gestão eficiente dos comprovantes de entrega?
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