A homologação de transportadoras é uma forma de garantir que os fornecedores possuem a estrutura e os serviços ideais para o transporte das cargas.
Entretanto, nem todos embarcadores e indústrias tomam os devidos cuidados, muitas vezes focando apenas no fator preço.
A homologação é um processo fundamental para garantir a segurança e qualidade da contratação dos serviços.
Durante o processo, são analisados diversos aspectos, como qualidade, pontualidade, referências e segurança do transporte. Além, é claro, do custo-benefício.
O que são transportadoras homologadas?
A homologação de transportadoras consiste na contratação de empresas (fornecedores) para transporte conforme necessidade ou em quantidades fixas. Diferente da terceirização, aqui há um contrato de longo prazo que traz alguns benefícios:
Entrega rápida com grande confiabilidade;
Manuseio especializado da carga;
Certeza de disponibilidade do serviço.
Na terceirização, o embarcador contrata os serviços conforme sua necessidade, mas sem as certezas e grau de confiabilidade que uma transportadora homologada oferece.
Qual a importância de validar seus parceiros
Ainda que a homologação de transportadoras traga diversos benefícios para embarcadores com volume considerável, é preciso de alguns cuidados. Acontece que muitos clientes deixam de lado o devido processo de homologação e focam apenas no fator preço.
Como diz o ditado “o barato pode sair caro”. Nesse sentido, o devido processo de homologação de transportadoras visa:
Garantir que o fornecedor possui a estrutura para atender às necessidades;
Prevenir qualquer dano à carga ou impedimento da entrega, entre outros riscos;
Oferecer as melhores condições econômicas e operacionais para o embarcador;
Investimento e custos operacionais reduzidos, com maior flexibilidade no fluxo de caixa.
Nesse sentido, a homologação de fornecedores envolve a fundo a empresa antes de firmar um acordo de longo prazo. Essa análise envolve diversos fatores, por exemplo:
Regularidade do negócio;
Infraestrutura logística;
Capacidade e condições da frota de veículos;
Especialidades e serviços específicos;
Tecnologia;
Atendimento;
Preços.
Como homologar uma transportadora: 4 etapas essenciais
O processo de homologação de transportadoras pode ser feito de diversas formas. Entretanto, há 3 etapas que todo embarcador deve realizar:
Mapeamento das suas necessidades;
Pesquisa de mercado;
Avaliação de critérios essenciais para homologação.
1. Mapeamento das necessidades
Em primeiro lugar, é necessário compreender quais são as necessidades do embarcador. Será a partir dessas informações que a pesquisa de mercado deverá se basear para identificar os potenciais parceiros.
Assim, é primordial observar pontos como:
Volume de transportes;
Principais destinos;
Necessidade de manuseio especializado (dependendo do tipo ou complexidade da carga);
Tipo de veículo;
Registros e certificações específicas, caso a carga exija;
Faixa de custo por frete.
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2. Pesquisa de mercado
Compreendendo quais as necessidades, ficará fácil filtrar os potenciais parceiros, garantindo um processo de homologação de transportadoras mais efetivo e ágil.
Durante essa etapa, recomendações são uma das melhores maneiras para rapidamente identificar ótimos potenciais parceiros.
3. Critérios essenciais para homologação de transportadoras
Os critérios de homologação de transportadoras dependem de cada operação. Em geral, quanto mais complexa e de alto valor for a carga, mais rigorosos são os critérios para validação.
Ainda assim, na maioria dos casos, temos 6 categorias de critérios que todo embarcador precisa avaliar:
Registros obrigatórios;
Apólice de seguro;
Gestão de riscos;
Infraestrutura e tecnologia;
Saúde financeira da transportadora;
Agilidade qualidade do atendimento.
Registros, alvarás, licenças e certificados de transportes
Uma das principais análises da homologação de transportadoras é conferir se a empresa está regularizada.
Nesse sentido, é essencial conferir o registro do RNTRC da Agência Nacional de Transportes Terrestres (ANTT). Esse documento confirma que a regulamentação e fiscalização das operações da transportadora.
Dependendo do tipo de carga, aliás, pode ser necessário que a transportadora tenha outros tipos de licenças, como da Anvisa, alvará de Função Técnica (AFT), Autorização Ambiental para Transporte de Produtos Perigosos (AATP), certificado do Exército, entre outros.
Apólice de seguro
Outro ponto crucial na homologação de transportadora, é conferir quais os seguros estão incluídos na operação.
Por exemplo, o seguro de Responsabilidade Civil do Transportador Rodoviário de Carga (RCTR-C) é uma apólice obrigatório em todo território nacional.
Além desse seguro, apólices adicionais e específicas, como de carga e descarga, oferecem maior segurança e tranquilidade para o embarcador.
Gestão de riscos
A homologação de transportadoras é uma prática de gestão de riscos do embarcador. Entretanto, também é importante verificar qual o rigor do gerenciamento de riscos que a transportadora possui.
Nesse sentido, é possível verificar aspectos como:
Investimento em tecnologia para monitoramento de dados e gestão de riscos;
Uso da análise de dados para melhor roteirização; entre outros.
Apesar da transportadora ter seguros, é melhor não precisar acioná-los. Assim, quanto mais frágil, complexa ou valiosa for a carga, maior deve ser a maturidade da gestão de riscos da transportadora.
Infraestrutura e investimento em tecnologia
Dependendo das necessidades, a infraestrutura da transportadora deve ser avaliada com grande critério, especialmente envolver serviços como cross docking.
Ademais, a análise da estrutura do parceiro também permite avaliar se o SLA prometido pode ser realmente cumprido. Afinal, para oferecer um serviço ágil, é necessário ter uma estrutura compatível, especialmente se estiver lidando com grandes volumes de cargas.
O investimento em tecnologia demonstra o comprometimento com a qualidade e agilidade na prestação de serviços. Além disso, pode permitir que haja maior integração entre os sistemas do embarcador e do transportador.
Saúde financeira da transportadora
Como dito, a homologação de transportadoras é um processo aprofundado nas operações do potencial parceiro. Afinal, busca-se encontrar um fornecedor que otimize as operações, em vez de gerar dores de cabeça.
Assim, firmar parcerias com transportadoras com uma saudável situação financeira é o ideal. Isso garante que a empresa possui as condições para garantir a continuidade da prestação dos serviços.
Para isso, pode ser requisitada a certidão negativa de débitos, verificando se os impostos estão sendo pagos devidamente.
Agilidade e qualidade do atendimento
A operação logística é sempre um desafio complexo e ter parceiros confiáveis, com atendimento rápido e de alta qualidade fará toda diferença.
Durante essa etapa, é interessante entrar em contato com atuais clientes. Assim, conhece-se como é a prestação do serviço no dia a dia e quão sólida é a empresa.
Como gerenciar as transportadoras homologadas de forma efetiva com a Fretefy
Para embarcadores de todos os segmentos, contar com um software para Logística 4.0 trará enormes benefícios para a operação. A Fretefy simplifica e otimiza toda a gestão de cargas e frente, desde a ordem do pedido até a entrega do produto ao cliente.
Na homologação de transportadoras, a plataforma auxilia na gestão dos parceiros durante todo o trajeto:
Primeiro, após a homologação de transportadoras, é preciso consolidar os pedidos e fazer a montagem da carga. Após isso, realiza-se o cálculo da cubagem para enviar aos parceiros e receber as cotações para análise.
Através da Fretefy, o sistema realiza toda a consolidação dos pedidos, calculando automaticamente a cubagem. Em vez de cálculos manuais ou “estimativas”, um sistema de logística garante a precisão e economia na cotação.
Cotação de frete com as transportadoras homologadas
Após ter a carga montada e sua cubagem definida, ficará fácil realizar a cotação do transporte com os fornecedores homologados.
Com um sistema como Fretefy, esse processo é agilizado, afinal, não há necessidade de cotação manual com cada parceiro.
Tracking de ponta a ponta
Feito a cotação e escolha do parceiro ideal para a carga, é feita a contratação do transporte. Em seguida, há as etapas de acompanhamento do pedido.
Realize uma Pesquisa de Satisfação na sua Logística
Os benefícios que uma pesquisa de satisfação traz para a gestão logística refletem nos custos logísticos e na produtividade, ou seja, conhecer e criar uma relação próxima com seu cliente, motorista ou vendedor geram possibilidades que vão tornar seus processos mais ágeis e otimizados.
Implantar uma pesquisa de satisfação é fundamental quando se trata de diagnosticar falhas, erros, pontos de melhorias que de outras formas demorariam um tempo maior para serem percebidas ou descobertas. A Fretefy disponibiliza a pesquisa de satisfação para quem possui o módulo de tracking, o monitoramento de ponta a ponta, ela uma funcionalidade que faz parte desse módulo. Para saber mais detalhes, clique aqui!
Auditoria de fretes
Por fim, é fundamental garantir que o que foi entregue e cobrado está correto. A auditoria de fretes é essencial para:
Economia na conta frete;
Evitar erros fiscais e penalidades decorrentes desses erros;
Maior qualificação dos parceiros de transporte;
Maior previsibilidade da conta frete e fluxo de caixa;
Prevenção de cobranças duplicadas ou de serviços não prestados.
Conclusão
A homologação de transportadoras é um processo crucial para garantir que cada entrega seja feita com perfeição e não haja nenhuma surpresa. Como visto, há muitos aspectos que devem ser levados em consideração além dos preços na hora de homologar um novo fornecedor.
Entretanto, apenas fazer o due diligence não é suficiente: também é necessário uma gestão profissional dos parceiros.
A homologação deve seguir um processo rigoroso e padronizado. Dessa maneira, os embarcadores terão segurança e garantia na qualidade dos serviços de suas transportadoras.
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