Auditoria de frete: saiba como otimizar a logística do seu negócio!

Uma auditoria de frete eficiente na gestão da sua empresa ajuda a otimizar os custos das operações logísticas. Com isso, é possível melhorar os resultados financeiros da empresa como um todo. 

A conciliação e a auditoria de fretes são pontos-chave da gestão e são o assunto principal deste artigo hoje. Vamos lá?

Conciliação de pagamentos e gestão de fretes eficiente

Uma gestão de fretes eficiente deve levar em consideração toda a sua operação. Para isso, levantamos alguns pontos principais para você avaliar, atualmente, como ou se estão sendo realizados. Confira as principais atividades:

• separar os custos associados ao frete de entrada e o frete de saída
• definir os principais processos do frete de entrada 
• definir os principais processos do frete de saída
• analisar as tabelas de fretes atuais
• buscar a simplificação das tabelas de fretes
• monitorar as transações com as transportadoras
• realizar um ranqueamento das melhores transportadoras para cada processo
• avaliar desempenho, informações, custos e estruturas da sua operação
• analisar o impacto do frete sobre o faturamento
• realizar a auditoria de frete para controlar seus gastos e orçamento
  

Com essas questões realizadas, você tem um panorama geral de como gerir melhor a sua operação e atuar em pontos que merecem maior atenção.

A conciliação e auditoria de fretes são ferramentas importantes para melhorar sua gestão, mas não podem ser as únicas. Estar com a operação em dia irá potencializar ainda mais os benefícios da auditoria.

Os tipos de fretes na conciliação de pagamentos

Existem dois tipos de carga: a que entra e a que sai. A primeira é o caso de fluxo de produtos e matérias-primas de uma empresa fornecedora que envia para outra. São operações que incluem recebimento, provisão, retorno e fluxo de informação relacionado a este processo. 

Já as cargas que saem, é o caso da distribuição de produtos de uma empresa para seus clientes. São processos de contratação de transportadores, formação de carga, roteirização, monitoramento da entrega e conciliação de pagamentos.

Certo, mas o que essas duas situações têm em comum? Ambas atuam com a mesma tabela de fretes para realizar as transações dos transportadores. E, quando se trata de dinheiro, é sempre importante incluir a atividade de auditoria de todos os pagamentos no final do processo para evitar perdas.

O que é auditoria de frete?

A auditoria de frete inclui a atividade de verificação da fatura enviada pelos transportadores. O objetivo é identificar diferenças, como erros e duplicações ou cobranças de serviços não realizados.

Portanto, pode-se dizer que esta é uma forma de verificar o valor cobrado em relação ao valor negociado com o transportador. Os custos de auditoria e frete estão relacionados às contas da empresa e se estão aumentando ou diminuindo. No entanto, essa é uma análise técnica, pois a variação do custo do frete pode ter vários motivos, não apenas o aumento das tarifas.

Como qualquer auditoria, a finalidade é identificar inconsistências e deficiências nas operações, corrigi-las e otimizar os custos, aumentando seus ganhos financeiros.

Quais são as limitações que podem ser identificadas com a auditoria de frete?

Uma auditoria pode identificar inúmeros problemas nas operações, por isso é indispensável para seu negócio. Veja quais limitações a solução pode contornar em sua empresa!

Cobranças indevidas

Cobranças indevidas costumam ocorrer quando erros acontecem na gestão administrativa. Normalmente, todos os serviços contratados ficam descritos no CT-e gerado, facilitando a verificação. 

Contudo, existem ocasiões em que equívocos não são percebidos. No caso de qualquer dúvida sobre a fatura surgir, a recomendação é retornar a cobrança para a transportadora e solicitar um comprovante de entrega do serviço adquirido. 

Assim, qualquer cobrança indevida será removida. 

Erros ou equívocos nos cálculos

Essa é a discrepância mais comum em auditorias de frete e pode ser identificada entre o preço cotado e o preço efetivamente cobrado. Outros casos estão diretamente relacionados à inclusão de tarifas irrealistas.

Erros de cálculo podem ser observados, por exemplo, em situações como a contratação de serviços de escolta ou equipamentos para movimentação de cargas especiais.

Como erros nos cálculos podem prejudicar uma das partes, os erros devem ser identificados o quanto antes e comunicados ao prestador de serviço responsável pela correção.

Além disso, é importante observar que esse tipo de erro pode levar à desconfiança do cliente. 

Muitas pessoas podem pensar que o comportamento da transportadora é malicioso e o objetivo é obter mais lucros, o que prejudica o relacionamento entre as empresas cooperativas.

Cobrança duplicada

Isso acontece quando a transportadora cobra duas vezes o remetente pelo mesmo serviço. Na maioria das vezes, isso acontece por falta de controle efetivo sobre os serviços realizados e as faturas enviadas. 

Muitas vezes, no caso de um erro descoberto durante a emissão de um conhecimento de embarque eletrônico, um novo documento fiscal é gerado e são feitas as correções necessárias. 

Isso porque tais situações podem ser prejudiciais para a empresa, pois aumentam a probabilidade de ela pagar mais do que deve. Portanto, os documentos errados devem ser baixados para evitar pagamentos em duplicidade.

Qual a importância da auditoria de frete?

A principal função da auditoria de frete é evitar que os embarcadores paguem fretes altos ou acordados em excesso, e paguem apenas o que é realmente realizado. 

Considerando a importância desse procedimento, principalmente para empresas com alta demanda de procedimentos logísticos, auditorias diárias devem ser realizadas para reduzir erros e, assim, evitar perdas. 

Vale destacar que durante esse processo, a equipe de logística conseguiu identificar diversos problemas e propor soluções, o que deve ser feito regularmente.

Dada a sua importância, o ideal é realizar uma auditoria imediatamente após o recebimento do CT-e. O objetivo aqui é verificar se o valor cobrado é realmente o valor negociado. 

Essa pergunta é muito importante porque é comum no caso de operações de alto volume e várias transportadoras terceirizadas, e principalmente quando não existe uma boa solução de auditoria de fretes, algumas divergências podem surgir. 

Após a descoberta, a transportadora deve ser contatada imediatamente para fazer as devidas correções. Além dos pontos destacados, é importante observar que os prazos para cancelamento do conhecimento de embarque eletrônico variam de estado para estado. 

Isso aumenta ainda mais a importância das auditorias de frete. No que diz respeito ao faturamento, o processo pode ser mais complexo e burocrático, pois envolve outros departamentos como controle, financeiro e tributário.

Desafios na conciliação e auditoria de fretes

Uma empresa que atua no processo logístico de transporte e que conta com transportadoras para entregar ou distribuir suas mercadorias enfrenta grandes desafios financeiros.

No caso de uma indústria atuando com várias transportadoras, é necessário lidar com diferentes contratos de frete, e cada contrato de frete tem seu próprio período de pagamento. Isso gera bastante trabalho e atenção.

É necessário verificar cuidadosamente o documento de cobrança e os CTes, que podem estar acompanhados de erros de preço.

Nesse cenário, vemos que os principais desafios na conciliação e auditoria de fretes são:

Altos custos

A auditoria está sujeita a erros humanos e alguns documentos com preços divergentes dos negociados podem ser ignorados. Assim, a empresa acaba arcando com despesas que poderiam ter sido evitadas se tivessem sido conferidas de forma adequada.

Briga entre setores

Há problemas entre os setores, que têm visões sobre partes diferentes do processo. Isso acaba causando briga entre as áreas de comercial e logística ou logística e financeiro. O comercial coloca prazos curtos para entregar a mercadoria ou o setor financeiro faz a auditoria e precisa corrigir o valor com a logística.

Leia mais sobre isso aqui: Comercial e Logística: setores em guerra ou unidos pelo cliente?

Trabalho manual

Com o excesso de trabalho manual, as tarefas se acumulam, gerando ineficiência, tanto nos setores de logística, quanto no setor financeiro. Ambos os setores acabam atuando muito em trabalhos operacionais, sujeitos a erros humanos e deixam de lado atividades mais estratégicas, que poderiam gerar maior impacto na empresa.

Clientes insatisfeitos

Quanto mais problemas, mais erros, mais trabalho para refazer e mais prazos estourados. Com tudo isso acontecendo, seus clientes estão esperando retorno e, muitas vezes, ficam insatisfeitos com o atendimento ou o serviço. E, na pior das hipóteses, até cancelam o contrato.

Como fazer auditoria de frete para reduzir custos?

A conciliação e auditoria de fretes é muito importante para a redução de custos, pois não permite que nada seja cobrado a mais. No entanto, para que ela seja eficiente, é necessário se atentar para os seguintes detalhes:

Periodicidade

Geralmente, a conferência dos documentos é feita uma ou duas vezes por mês, no fechamento. Isso é um descuido bem comum. No dia a dia, com a correria, pode parecer pouco importante fazer essa atividade na hora. No entanto, por ser uma tarefa relativamente rápida - agrupar e confrontar as pré-faturas de cobrança com a fatura real que será enviada para pagamento -, é melhor que seja feita imediatamente, conforme vão chegando.

Esse pequeno detalhe no processo evita muitos erros futuros e que precisarão de confrontamento, que talvez nem sejam possíveis, já que documentos se perdem. E, ainda, os atrasos na contestação podem atrasar os pagamentos, gerando multas.

Contestação

Esse talvez seja o detalhe mais importante dentro da conciliação e auditoria de fretes para reduzir os custos. Todo valor que não estiver dentro daquilo que foi acordado em contrato com o transportador deve ser contestado. Pode ser um valor divergente, desconto devido a alguma ocorrência, avaria ou extravio, assim como atraso na entrega e multas. A base de cálculos sempre é a tabela de fretes, que deve estar disponível para ambas as partes - contratado e contratante.

Atuar de forma ativa e vigilante nesse ponto é fundamental para reduzir gastos e cobranças indevidas.

Tecnologia

O uso de tecnologia, como os softwares, tem ganhado espaço nas empresas, pois são uma forma simples de automatizar processos manuais.

É sempre bom lembrar que a tecnologia não substitui pessoas. Ela otimiza o trabalho, tornando as atividades menos operacionais e mais estratégicas e analíticas.

Existem sistemas que só fazem auditoria de fretes. Assim como existem sistemas que fazem a gestão completa de transportes. O sistema de auditoria de fretes ideal para a sua empresa vai depender da maturidade, estrutura, cultura e outros fatores.

Automatizando a auditoria de pagamento de fretes

Já vimos que a conciliação e auditoria de pagamentos de fretes é uma parte muito importante na gestão da sua empresa. Isso porque o controle de gastos passa por essa atividade. Ignorá-la, deixá-la para depois ou fazer vista grossa, certamente é um ralo por onde o seu lucro está escapando.

Você já pensou em automatizar a auditoria de frete para melhorar a eficiência da sua operação? Existem diversas soluções no mercado hoje totalmente acessíveis e compatíveis com sistemas que você talvez já tenha, como TMS, ERP ou SAP. Veja a seguir os principais ganhos que apenas essa funcionalidade pode trazer para a sua empresa.

Principais ganhos com a automação da auditoria de fretes

Um sistema de gestão de fretes centraliza todas as informações e todos os processos da sua operação de transporte de cargas, tornando-a mais padronizada e profissional. Você tem total controle do início ao fim, desde a programação da carga, até a auditoria do pagamento do frete e o acompanhamento dos indicadores logísticos em tempo real da sua operação.

Centralização das informações e dos processos

Fazendo a sua gestão de frete por meio de um sistema, é possível tornar a sua tabela de fretes a referência para ser utilizada em todas as negociações, leilões e contratações.

O sistema armazena essa informação e gera uma base, que pode ser consultada a qualquer momento. Isso é muito importante, pois você passa a ter um histórico automatizado e disponível para extrair relatórios. 

Assim, você passa a monitorar a liberação de pagamentos, agilizando não só o setor logístico como também o setor financeiro, já que a troca de informações se torna mais rápida, repassando a confirmação das faturas corretas a serem pagas.

Automação da conferência da sua tabela de frete com as faturas

Com o uso da tecnologia, analisar informações é quase instantâneo e livre de erros. A automação permite acesso às informações da atividade de auditoria, gerando histórico, simulando cálculos e entregando uma transparência e controle nunca vistos antes.

Ainda, é possível elencar as melhores transportadoras e colocá-las em um ranking para serviços futuros.

Otimização do atendimento e do seu serviço

A realização de uma boa auditoria de frete permite melhorar toda a gestão de transporte de cargas, principalmente no que diz respeito aos custos finais para o seu cliente, que certamente ficará mais satisfeito. A auditoria não é a solução para melhorar seu SLA, mas é um indicador a ser considerado.

Integração de sistemas

A tecnologia, principalmente quando falamos de sistemas, é pensada de forma a facilitar a troca de informações. Assim, a maioria pode ser integrada entre empresa e transportadora, para que compartilhem o status da operação que têm em conjunto de forma eficiente.

Controle financeiro seguro

O controle financeiro que auditoria de frete automática proporciona é totalmente confiável e segura. Isso vai gerar maior lucro, economia e evitar possíveis fraudes ou desvios.

É possível visualizar todos os saldos de cada transportadora, os valores cobrados e suas divergências em relação à tabela de frete de referência.

Como a tecnologia promove o sucesso de um processo de auditoria de frete?

Agora que você já conhece todos os benefícios e ganhos que a auditoria de fretes traz para a sua empresa, vamos apresentar a solução para automatizar esse processo.

Essa automação pode eliminar pilhas de documentos, evitar prazos de entrega estourados, além de trazer mais agilidade e reduzir os erros manuais.

O sistema compara o valor do CTe gerado pela transportadora com a sua tabela de frete cadastrada no sistema. 

Se o sistema acusar que foi cobrado na conciliação um valor diferente daquele da tabela de frete, é possível rejeitar essa fatura e o software irá comunicar automaticamente o transportador pelo ocorrido. 

Da mesma forma, é possível aprovar faturas que foram rejeitadas adicionando comentários e justificativas.

O sistema de auditoria do Fretefy possui controle de acesso por usuário, assim você tem a garantia de que suas informações só serão acessadas por quem tem permissão. 

Da mesma forma, limita apenas aos responsáveis a aprovação e autorização de pagamentos de faturas inicialmente rejeitadas.

Com o controle e contestação constantes e automáticos, nenhum erro de cobrança vai passar despercebido, gerando uma economia de 5% dos seus custos com transporte de cargas.

Para quem é indicado o sistema de auditoria de fretes automática?

A ineficiência logística na auditoria nos pagamentos é um gargalo bastante comum a todas as empresas. 

No entanto, recorrer a um sistema para realizar essa tarefa é indicado para empresas que já tenham uma cultura de melhoria constante, que já tenham atingido maturidade em suas infraestruturas e processos, que tenham pessoas capacitadas e aptas a serem treinadas, da mesma forma que as estratégias da organização devem convergir para a inovação.

Conclusão

Uma auditoria de frete é um processo indispensável para as operações no ramo logístico. Isso evita que cobranças indevidas, erros de cálculo e outros problemas prejudiquem as finanças do empreendimento. Para te ajudar a otimizar esse processo.