O controle de entregas está entre as tarefas mais importantes de qualquer indústria logística, seja entre embarcadores e transportadoras. Em muitos exemplos, ele é o afazer mais importante da empresa, servindo como o principal indicativo de sucesso.
Porém, esse tipo de controle não fica mais fácil com o tempo. Pelo contrário, ele se torna mais difícil conforme o seu negócio avança e os fretes aumentam ao longo dos dias, meses e anos.
Sendo assim, a gestão deve acompanhar e se aprimorar assim como a quantidade de recebimentos e expedições passa a ser maior. Caso contrário, os atrasos acontecem e podem colocar em xeque a credibilidade da empresa.
Tendo isso em mente, nós da Fretefy preparamos este artigo e mostramos como realizar um controle de entregas sem atraso. Então, caso queira saber mais, leia este artigo até o fim!
O que é controle de entregas?
O controle de entregas é uma demanda dentro de empresas do setor logístico responsável por acompanhar e realizar a gestão eficiente das mercadorias em diferentes etapas até a entrega final.
Deste modo, a tarefa busca aumentar a eficiência de todas as mercadorias em transporte e, acima de tudo, evitar descompromissos relacionados ao prazo de entrega.
Hoje, o prazo de entrega é o principal motivo de reclamações em sites, redes sociais e outras ferramentas avaliativas.
Isso porque o destinatário tem a expectativa de receber a sua mercado em uma data específica e, uma vez que isso não acontece, a frustração se torna quase certa, provocando comentários negativos sobre a embarcadora ou transportadora.
Por conta da hiperconectividade, um único comentário pode impactar a preferência de centenas de usuários, afinal a avaliação aparece em fichas nos mecanismos de buscas, nas redes sociais e sites agregadores de comentários.
Neste cenário, o controle de entregas se torna ainda mais importante e fica entre os afazeres mais cruciais para um gestor logístico. Porém, fazê-lo com assertividade não é algo simples.
Muitas vezes, a empresa precisa de uma boa estrutura de acompanhamento e soluções digitais próprias para criar indicativos de desempenho funcionais. Indo além disso, o tracking e dock scheduling precisa ser muito funcional.
Caso contrário, o gestor fica sobrecarregado e divide a sua atenção em telefonemas, mensagens, emails e outras formas de dispersar a sua atenção ao que realmente importa.
Como controlar as entregas?
Para realizar um bom controle de entregas, você deve basear a sua gestão em três pilares fundamentais: Planejamento; Otimização; e Tecnologia. Juntos, esses três fatores aumentam a precisão e tornam os fretes mais seguros.
O controle deve ser guiado a partir desses três fatores e considerar um processo de melhoria contínua. Ou seja, reter métricas e guiar indicadores-chave de desempenho para provocar mudanças e correções nas diferentes etapas da entrega.
Portanto, cada um dos fatores precisa ser implementado e evoluído com frequência.
O planejamento é o fator indispensável para controlar entregas com eficiência e, claro, diminuir as chances de atrasos. Aqui, considere o planejamento como a preparação de um roteiro de ação.
Desta forma, pense em todas as etapas logísticas do seu negócio, sem exceção, e faça a estimativa de tempo, investimentos e recursos utilizados. Fora isso, não esqueça de definir métricas e indicativos de acompanhamento de status.
Feito isso, o seu negócio passa a ter mais previsibilidade nos resultados e mantém um roteiro caso surja algum problema inesperado nas etapas logísticas.
No entanto, apenas um planejamento não assegura entregas sem surpresas. Então, a otimização contínua de processos se faz necessária.
Hoje, nós vivemos um ambiente de negócios que se beneficia das tantas soluções digitais existentes. Nisso, a automatização e otimização dos tantos afazeres diários é possível e não chega a ser difícil para pequenas e médias empresas.
No decorrer da controle de entregas, você encontra diferentes dados, como informações de registros, consultas, despachos, emissões de documentos, expedições etc. Com o fluxo de trabalho alto, a necessidade de otimizar e diminuir as tarefas diárias é alta.
Neste contexto, a otimização é uma importante forma de dar celeridade às diferentes etapas logísticas do seu negócio e ao mesmo tempo tornar os resultados ainda melhores.
Por fim, vale destacar o papel da tecnologia. Com a logística 4.0 uma realidade, o uso de processos digitais ganha novos adeptos diariamente em diferentes setores da indústria, inclusive na área de transporte.
Entre armazéns, embarcadores, transportadoras e caminhoneiros, a transformação digital seleciona indicativos-chave de desempenho que aprimoram todo o processo de gestão. Indo além, ele ainda facilita o processo de planejamento e otimização.
Tudo isso é possível porque a tecnologia executa um papel importante na tomada decisão, isto é, ele apresenta dados que mostram problemas, previsões e resultados de reestruturar as tantas obrigações logísticas.
Na prática, antes de tomar uma decisão relacionada ao planejamento ou à gestão, a tecnologia mostra os melhores passos para o seu negócio.
Quais informações devem constar no controle de entregas?
O controle de entregas requer informações para ser feito com sucesso. Por isso é indispensável que você saiba quais dados exigir e, acima de tudo, quais indicativos devem guiar a sua gestão.
Entre as informações que não devem faltar relacionada à carga são as seguintes:
- Código do pedido;
- Data de recebimento;
- Data de separação;
- Data de expedição;
- Prazo máximo;
- Descrição ou nome da mercadoria;
- Nome do cliente ou destinatário final;
- Contato do cliente, dando preferência por email ou telefone;
- Endereço de entrega final;
- Redespachada se necessário;
- Segunda redespachada se necessário;
- Subcontratada se necessário;
- Código de rastreio;
- Data prevista de entrega;
- Data de entrega;
- Nota fiscal;
- Status do pedido, como “em aguardo”, “em trânsito” ou “finalizada”.
Vale destacar que nem sempre as informações listadas acima são indispensáveis. Isso acontece porque no fim os dados essenciais dependem do serviço oferecido pelo seu negócio.
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