Expedição logística: o que é, como funciona e quais processos

A expedição logística é a última antes da conclusão de uma entrega e justamente por isso deve ser fundamental que nenhum erro surja. Porém, para garantir um cenário à prova de falhas e ao mesmo com a menor quantidade erros deve-se entender este processo.

Sendo assim, não há espaço para dúvidas e você enquanto gestor precisa saber o que é, como funciona e qual a importância de uma expedição muito bem estruturada. Indo além, o conhecimento não precisa vir de más experiências.

Ou seja, não há razão de estruturar o seu processo de envio de mercadorias de um modo que você cometa falhas e somente então as corrija. Pelo contrário, você consegue ler, aprender e descobrir boas práticas na remessa final de produtos.

Para entender melhor, nós da Fretefy preparamos este artigo e reunimos tudo o que você deve saber sobre expedição logística, reunindo as respostas para as principais dúvidas sobre a última etapa da cadeia logística.

O que é expedição logística?

A expedição logística é o processo de envio de uma mercadoria para o seu destino final, sendo a última etapa antes da conclusão do frete.

Justamente por anteceder o encerramento do transporte, a expedição está entre as principais etapas logísticas, especialmente sobre a expectativa do destinatário, principal agente para definir a credibilidade e o sucesso dos embarcadores e transportadoras.

Por exemplo, com uma expedição mal sucedida, a mercadoria retorna para o CD e fica lá até o processo voltar a acontecer. Sendo assim, o prazo de entrega precisa ser aumentado e isso gera uma experiência ruim ao destinatário.

Inclusive, vale destacar os aspectos subjetivos que envolvem a não entrega do produto.

Em muitas situações, os destinatários podem questionar a razão do não cumprimento da entrega, ainda mais quando o transportador aponta a ausência de algum responsável pelo recebimento do produto.

Aqui, há dois pontos de vista diferentes e por isso é necessário medidas de intervenção sob medida.

Na perspectiva do transportador, deve-se haver provas irrefutáveis e informações que deem credibilidade às afirmações. Caso o responsável pela entrega não atualize a ocorrência da entrega ou sequer siga o planejamento de expedição, dificilmente ele terá razão ou provará que nenhum erro na expedição fora cometido.

Por outro lado, o destinatário não tem nenhum compromisso junto à transportadora se não receber o produto ou a carga até determinado dia. Mesmo ausente, ele pode questionar a razão de não ser informado antecipadamente sobre o dia da entrega.

Sendo assim, o cliente precisa ser orientado e classificado como principal stakeholder (parte interessada do processo) durante uma expedição logística.

Como funcionam os processos de expedição na logística?

Os processos de expedição logística sucedem as etapas de recebimento e separação, e são divididos em cinco etapas: planejamento, organização, documentação, acondicionamento e carregamento.

Todos são igualmente importantes e necessitam de cuidados para minimizar as possíveis falhas e gargalos logísticos nesta etapa tão crucial. Aqui, nós devemos entender como funcionam as diferentes etapas de expedição na logística.

Por ser a última etapa logística, o planejamento é o primeiro fator. Neste primeiro passo, você deve conciliar o recebimento e, acima de tudo, a separação das mercadorias, pautando-se sobre os produtos que devem ser expedidos no dia seguinte.

A organização e planejamento das expedições está entre os afazeres mais complexos e repetitivos. No fim, todo o planejamento se resume em:

• Separar os recebimentos que devem ser enviados no dia;
• Confirmar as expedições realizadas ou que serão realizadas;
• Organizar os pedidos a serem separados e expedidos;
• Delegar tarefas e expedições entre a frota própria, despachadas e subcontratadas;
• Definir e ordenar faixas de horário para coleta de mercadoria;
• Realizar o dock scheduling;
• Fazer a gestão do espaço do CD antes e após expedições.

Todas as tarefas são feitas diariamente e, felizmente, podem ser otimizadas ou até automatizadas de acordo com a estrutura do seu negócio.

Feito o planejamento, inicia-se a etapa de preparação do produto, também conhecido como picking. O segredo desta etapa está na organização dos produtos a serem entregues no seu armazém.

Ou seja, você reúne todas as mercadorias que aguardam a expedição juntas. Preferencialmente, a consolidação deve ser guiada por faixas de horários, transportadoras agendadas e outras informações que aceleram o processo de recolhimento.

Outro modo de dar mais agilidade ao processo de picking é reservar um espaço próximo às saídas no seu centro de distribuição.

Vale destacar que a falta de uma organização consolidada resulta em erros. Portanto, evite ao máximo desordenar esta etapa e mantenha-se aliado aos dados recolhidos no processo de planejamento da expedição logística.

A terceira etapa dá início ao processo de revisão de documentos. No processo de revisão, procura-se erros nos processos de recebimento e separação, além de verificar as informações obrigatórias durante o processo de expedição.

Entre alguns dados estão a nota de entrega, rota, número do pedido, ordem de picking, carta de porte e outras informações.

Ao fim desta etapa, começa a última etapa antes da expedição por parte do responsável, conhecida como acondicionamento. Trata-se da pesagem e da volumetria da carga, e do processo de empacotagem, seja em paletes ou em caixas.

Em alguns embarcadores especializados em entregas de varejo online, esta etapa é marcada por personalizações a pedido do destinatário ou da loja responsável pela venda.

Assim, monta-se kits, packs de produtos e embrulhos com papel presente.

Antes da expedição logística chegar ao fim, começa o processo de carregamento, a última etapa antes da mercadoria chegar ao destinatário final.

Após todas as demais etapas, o transporte responsável pela entrega chega, recolhe e segue até o endereço final.

Porém, no meio tempo entre chegada e recolhimento, diferentes cuidados devem ser tomados para garantir a segurança do produto.

Caso não seja frota própria, o responsável do produto precisa validar a identidade do transporte. Na sequência, as cargas devem ser distribuídas de forma equilibrada e organizada com cuidado.

Inclusive, recomenda-se o uso de equipamentos próprios para a expedição de cargas, como empilhadeiras e transpaleteiras.

Por fim, basta dar toda a documentação ao motorista responsável pela expedição logística e voltar para a primeira etapa.

A importância da conferência na expedição

A conferência de mercadorias pode acontecer durante todo o processo de expedição, sendo indispensável para minimizar erros e queixas após o recebimento da mercadoria.

Na prática, a falta da conferência aumenta os riscos de enviar produtos para o destino incorreto e isso implica em muitas consequências negativas ao embarcador ou transportadora responsável.

Por exemplo, imagine que a sua empresa de embarcação não realiza a conferência em nenhuma das etapas de expedição. Com isso, espera-se que o produto esteja correto e pronto.

Caso a mercadoria enviada não seja a correta, o destinatário final inevitavelmente entrará em contato e exigirá o seu item. Com clientes empresariais, as consequências são ainda maiores, como a perda da credibilidade, a quebra de contrato ou o estorno do valor já pago pelo pelo recebimento, separação e expedição.

Felizmente, o processo de conferência não é muito custoso e nem requer mudanças nas operações internas de expedição. No geral, a conferência na expedição logística pode acontecer em dois momentos, durante a revisão da documentação e o carregamento junto à empresa responsável pela expedição.

Inclusive, a contratação de um único funcionário para realizar o processo de conferência está entre as melhores formas de reduzir problemas após concluir entregas e tornar o processo de verificação mais padronizado.

Conclusão

Imagine receber um produto com máxima eficiência, realizar a separação em poucas horas e, na última etapa, cometer um erro simples na expedição? Além de ser uma falha considerável, ela ainda está mais próxima ao destinatário, provocando consequências negativas mais acentuadas à empresa logística.

A expedição logística não é uma tarefa difícil, mas estima muitos cuidados e precauções, especialmente entre os embarcadores que tenham despachadas e subcontratadas com itinerários definidos.

Em empresas que tenham parcerias já firmadas, as empresas terceirizadas não têm um acesso tão fácil aos trâmites do seu negócio. Indo além disso, eles não possuem obrigações de conferir a carga recebida.

Pelo contrário, a função de empresas de despacho e subcontratadas é receber determinadas mercadorias e seguir itinerários específicos até o destino final.

Por isso, os processos logísticos de conferência e todas as demais etapas até a expedição precisam ser checados e melhorados de forma contínua.

Neste cenário, uma gestão mais eficiente focada em soluções intuitivas se destaca. Inclusive, vale destacar o painel intuitivo do software logístico da Fretefy.

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Já em empresas com frota própria, o processo de expedição na logística pode ser corrigido com novas práticas e reestruturações em processos internos. Muitas vezes, o uso da logística 4.0 pode ser um importante aliado.